Como estão os documentos na empresa?

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É incrível a quantidade de documentos que as empresas recebem diariamente. E lidar com tanto papel é um dos grandes problemas para a maioria dos profissionais que trabalham em setores que se envolvem com tanta papelada.

Uma das perguntas feitas em casos como esse é:

“Como organizar esses documentos de uma forma eficiente, visto que a falta de organização faz com que muitas coisas úteis acabem se perdendo, e que coisas que já não servem para mais nada fiquem ocupando espaço no ambiente?”

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Para uma boa organização de documentos é interessante distribuir os mesmos em categorias. Isso pode variar de empresa para empresa, e depende muito de que tipo de arquivo estamos falando. Porém, de qualquer maneira, as categorias vão ajudar as pessoas envolvidas no trabalho a encontrarem com mais facilidade todos os documentos necessários.  Contratos é uma categoria, Contas a pagar é outra categoria, Contas a receber é outra categoria, e assim por diante.

Uma forma muito prática para organizar essa categorização é arrumar as pastas e/ou arquivos em ordem alfabética. Dentro dessas pastas é possível inserir os tipos de documentos organizados para que ninguém tenha dificuldade para encontrá-los. O grande desafio é fazer com que todos respeitem essa rotina e mantenham tudo sempre organizado.

Arquivo Suspenso

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A instalação de um arquivo suspenso é uma escolha perfeita para que você mantenha a organização, sem precisar fazer a retirada de caixas toda vez que receber um documento. É importante que o trabalho de arquivar os documentos recebidos seja feito diariamente – desta forma, você evita acúmulo e desorganização no ambiente.

Assim como a opção de categorização de pastas, o arquivo suspenso também deve entrar na rotina de todos os funcionários, pois, só assim, a organização se manterá. Os novos funcionários e os mais experientes sempre saberão onde encontrar cada um dos itens utilizados no dia a dia do trabalho.

Espaço extra fora da empresa

Um problema para empresas que possuem pouco espaço é que, dependendo do número de documentos que elas recebem diariamente, a área ocupada pelos mesmos acaba tornando a organização do restante do ambiente muito complicada.

Existem algumas dicas que podem ser tomadas para minimizar esses problemas. Uma das mais indicadas é a digitalização de documentos - dessa forma, todo documento que chegar até a empresa pode ter uma cópia digitalizada e mantida em um ambiente virtual. Esse ambiente pode ser diretamente na nuvem (cloud computing) ou em um servidor dentro da empresa.

E os documentos físicos? 

Eles continuam sendo importantes, porém, eles podem ser arquivados em outro ambiente, como numa empresa especializada em armazenamento. A GoodStorage, por exemplo, tem um ambiente que fornece boxes para a instalação de arquivos para a armazenagem de documentos, protegendo-os de fungos e umidade. 

Essa é uma opção que ganha cada vez mais adeptos nos país, pois possui um preço bem acessível e fornece inúmeras vantagens para todos os envolvidos. Vale a pena conhecer o trabalho de uma empresa de armazenamento. 

Assim como na técnica do queijo suíço, mencionada no post sobre a organização de um ambiente de trabalho, contar com algumas pessoas para te ajudar com alguns “buracos” é fundamental.

Uma empresa organizada, certamente, é uma empresa que fatura muito mais.

Portanto, se você precisar da ajuda de uma Personal Organizer, você sabe que pode contar conosco aqui no blogue.

Nota: O texto desta postagem é um Guest Post, escrito por Joana Marques, pesquisadora, trabalha com a produção de conteúdos e marketing digital. 
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Ari Hollaender - consultoria em Marketing

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